5 trucchi per organizzare al meglio i nostri impegni di lavoro

La strutturazione metodica di eventi aziendali o pubblici spesso può rappresentare un incarico stressante e faticoso, la tensione è raddoppiata se ci troviamo ad intervenire davanti ad un cospicuo numero di persone. Senza una corretta scaletta organizzativa risulta difficile riuscire a tenere sotto controllo il flusso di lavoro e rispettare tempistiche ridotte, affrontando gli argomenti più importanti al fine di portare a termine una strategia o riuscire a trasmettere e rendere comprensibile concetti chiave.
La regola delle 5W: rappresenta un metodo organizzativo standard, semplice ma altamente efficace che comprende l’identificazione di alcuni obiettivi:

1) Domandarsi il perché (why), stabilire il fine ultimo e chiaro che si vuole raggiungere, l’obiettivo di carattere organizzativo o comunicazionale che deve necessariamente nascere dalla naturale conclusione del confronto all’interno di un meeting o di una conferenza.

2) Stabilire che cosa fare (what), ovvero le priorità, le azioni da compiere e l’ordine del giorno nonché il coordinamento tra i vari interventi, scandendo le tempistiche in modo da bilanciare la successione logica degli interventi e i momenti di break come una buona pausa caffè!

3) Scegliere chi saranno i partecipanti e che ruolo avranno in termini di importanza e di rapporto gerarchico (who), ricordandosi che è sempre importante sottolineare la differenziazione dei ruoli tra gli individui presenti, cercando però un equilibrio in modo tale che la libertà di espressione di ciascuno sia equa a favore della creatività.

4) Dettare i tempi (when), regolare non solo la durata complessiva dell’evento ma porre la massima attenzione sulla lunghezza di ciascun intervento e fissare le pause nel momento più adatto con cadenza regolare, per evitare il sopravvento di stanchezza e assuefazione.

5) La location (where): potrebbe a prima vista risultare banale ma lo spazio che conterrà il nostro meeting o la nostra conferenza è fondamentale per la buona riuscita dell’incontro. Uno spazio grande e mal gestito può essere controproducente più di un ambiente ridotto ma razionalizzato. I punti di forza, piccoli particolari che possono cambiare la percezione e la godibilità dell’ambiente sono la luminosità, la presenza di verde come vasi e piccole piante floreali e zone open-space.